Tietosuojaseloste

Leanflow-palvelun tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty: 1.7.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Leanflow Solutions Oy käsittelee Leanflow-palvelun ja Leanflow Mobile -mobiilisovelluksen käyttäjien henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Leanflow Solutions Oy
Y-tunnus: 3507471-2
Osoite: Hevosenkenkä 3, 02600 Espoo
Sähköposti: info@leanflow.fi
Verkkosivusto: https://www.leanflow.fi

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Leanflow-palvelun varsinainen käyttäjärekisteri sisältää käyttäjän sähköpostiosoitteen. Sähköpostiosoitetta käytetään käyttäjän tunnistamiseen, kirjautumiseen, käyttöoikeuksien hallintaan ja palvelua koskevaan viestintään.

Leanflow Mobile -sovelluksen turvallista käyttöä varten voidaan lisäksi käsitellä teknisiä tietoja, kuten:

• mobiililaitteen rekisteröintitunniste;
• laitteen nimi, malli, valmistaja ja käyttöjärjestelmä;
• sovelluksen versio;
• laitteen rekisteröinti- ja viimeisimmän tunnistautumisen ajankohta;
• tieto laitteen käyttöoikeuden voimassaolosta tai peruuttamisesta; sekä
• palvelun toiminnan ja tietoturvan kannalta tarpeelliset tekniset lokitiedot.

Leanflow ei ylläpidä käyttäjien salasanarekisteriä. Kirjautuminen tapahtuu kaksivaiheisesti käyttäjän sähköpostiosoitteen kautta. Mobiilisovelluksen paikallinen PIN-koodi tallennetaan vain käyttäjän laitteelle suojatussa muodossa, eikä PIN-koodia toimiteta Leanflow-palveluun.

3. Palveluun liitettävät yritykset

Leanflow-palvelua käyttävät ensisijaisesti kirjanpitäjät ja muut taloushallinnon ammattilaiset. Käyttäjä voi liittää palveluun yrityksiä, joiden asioita hänellä on oikeus hoitaa.

Yrityksen yhteyteen voidaan merkitä sähköpostiosoite käyttäjän tunnistamista, käyttöoikeuksien hallintaa ja palvelun käyttöä varten.

Käyttäjä tai hänen edustamansa organisaatio vastaa siitä, että palveluun tallennettavat yritys-, kirjanpito- ja liiteaineistot käsitellään lainmukaisesti ja että käyttäjällä on oikeus käsitellä ja tallentaa kyseisiä tietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• käyttäjän tunnistaminen ja kirjautumisen toteuttaminen;
• käyttäjä- ja yrityskohtaisten käyttöoikeuksien hallinta;
• mobiililaitteen turvallinen rekisteröinti ja tunnistaminen;
• Leanflow-palvelun ja mobiilisovelluksen tarjoaminen;
• asiakaspalvelu ja palvelua koskeva viestintä;
• palvelun toimivuuden, laadun ja tietoturvan varmistaminen;
• väärinkäytösten, tietoturvaloukkausten ja luvattoman käytön ehkäiseminen; sekä
• lakiin perustuvien velvoitteiden täyttäminen.

5. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteen mukaan:

• Leanflow-palvelua koskevan sopimuksen täytäntöönpanoon;
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tarjota, ylläpitää ja suojata palvelua;
• rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin; tai
• tarvittaessa rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Oikeutettu etu liittyy erityisesti käyttäjien tunnistamiseen, käyttöoikeuksien hallintaan, asiakaspalveluun sekä palvelun tietoturvan ja teknisen toimivuuden varmistamiseen.

6. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötietoja saadaan:

• käyttäjältä itseltään;
• käyttäjän työnantajalta tai hänen edustamaltaan organisaatiolta;
• Leanflow-palvelun käytön ja mobiililaitteen rekisteröinnin yhteydessä; sekä
• palvelun teknisistä järjestelmistä ja lokitiedoista.

7. Tietojen luovutukset ja palveluntarjoajat

Leanflow Solutions Oy ei myy henkilötietoja.

Tietoja voidaan käsitellä Leanflow Solutions Oy:n käyttämien palveluntarjoajien toimesta siinä laajuudessa kuin se on tarpeen esimerkiksi palvelinympäristön, sähköpostipalvelujen, tietoturvan, ylläpidon ja asiakaspalvelun toteuttamiseksi. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja Leanflow Solutions Oy:n lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos luovuttaminen perustuu lakiin tai viranomaisen toimivaltaiseen määräykseen.

8. Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

[Valitse ja muokkaa tilanteeseen sopiva vaihtoehto:]

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jos henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirroissa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä.

9. Tietojen säilyttäminen

Käyttäjän sähköpostiosoitetta ja käyttöoikeustietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjällä on voimassa oleva Leanflow-käyttäjätili tai tietojen säilyttäminen on tarpeen asiakassuhteen, sopimusvelvoitteiden tai lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.

Mobiililaitteen rekisteröintitietoja säilytetään laitteen rekisteröinnin ajan ja sen jälkeen enintään [säilytysaika], ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen tietoturvan, väärinkäytösten selvittämisen tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi.

Teknisiä lokitietoja säilytetään pääsääntöisesti [esimerkiksi 30–180 päivää], ellei niiden pidempi säilyttäminen ole tarpeen tietoturvahäiriön tai väärinkäytöksen selvittämiseksi.

10. Tietojen suojaaminen

Henkilötietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Pääsy tietoihin rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Palvelussa käytetään muun muassa salattuja verkkoyhteyksiä, käyttöoikeuksien hallintaa, kaksivaiheista sähköpostiin perustuvaa kirjautumista, laitekohtaista rekisteröintiä sekä muita palvelun tietoturvaa tukevia menetelmiä.

Leanflow-palvelu ei säilytä käyttäjien kirjautumissalasanoja. Mobiilisovelluksen laitekohtaiset tunnistetiedot tallennetaan suojatusti, eikä palvelimelle tallenneta niiden selväkielistä versiota.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista;
• pyytää tietojen poistamista soveltuvissa tilanteissa;
• pyytää käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä;
• saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen soveltuvissa tilanteissa; sekä
• peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Oikeuksien käyttäminen voi olla rajoitettua esimerkiksi silloin, kun tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen, sopimusvelvoitteen tai oikeusvaateen vuoksi.

Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen [info@leanflow.fi]. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa.

12. Oikeus tehdä valitus

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Leanflow Solutions Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta palvelun, lainsäädännön tai henkilötietojen käsittelyn muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan tällä verkkosivulla.

Privacy Policy for the Leanflow Service

Last updated: 1.7.2026

This Privacy Policy explains how Leanflow Solutions Oy processes personal data relating to users of the Leanflow service and the Leanflow Mobile application.

1. Data controller

Leanflow Solutions Oy
Business ID: 3507471-2
Address: Hevosenkenkä 3, 02600 Espoo
Email: info@leanflow.fi
Website: https://www.leanflow.fi

2. Personal data we process

The primary user register of the Leanflow service contains the user’s email address. The email address is used to identify the user, implement authentication, manage access rights and communicate about the service.

For the secure use of Leanflow Mobile, we may also process technical information such as:

• the mobile-device registration identifier;
• the device name, model, manufacturer and operating system;
• the application version;
• the date and time of device registration and the latest authentication;
• information about whether the device registration is active or revoked; and
• technical log information necessary for the operation and security of the service.

Leanflow does not maintain a user-password register. Authentication is completed in two stages through the user’s email address. A local PIN used in the mobile application is stored only on the user’s device in a protected form and is not sent to the Leanflow service.

3. Companies connected to the service

The Leanflow service is primarily used by accountants and other financial administration professionals. A user may connect companies whose affairs the user is authorised to manage.

An email address may be associated with a company for user identification, access-right management and use of the service.

The user or the organisation represented by the user is responsible for ensuring that company, accounting and attachment materials entered into the service are processed lawfully and that the user is authorised to process and store the information.

4. Purposes of processing

Personal data is processed for the following purposes:

• identifying and authenticating users;
• managing user-specific and company-specific access rights;
• securely registering and identifying mobile devices;
• providing the Leanflow service and mobile application;
• customer service and service-related communications;
• ensuring the functionality, quality and security of the service;
• preventing misuse, security incidents and unauthorised access; and
• complying with legal obligations.

5. Legal basis for processing

Depending on the circumstances, processing is based on:

• performance of a contract concerning the Leanflow service;
• the controller’s legitimate interest in providing, maintaining and protecting the service;
• compliance with the controller’s legal obligations; or
• the data subject’s consent, where applicable.

The legitimate interests relate particularly to user identification, access management, customer support, information security and ensuring the technical operation of the service.

6. Sources of personal data

Personal data is obtained from:

• the user;
• the user’s employer or represented organisation;
• use of the Leanflow service and mobile-device registration; and
• the service’s technical systems and logs.

7. Disclosures and service providers

Leanflow Solutions Oy does not sell personal data.

Personal data may be processed by service providers used by Leanflow Solutions Oy to the extent necessary to provide hosting, email services, security, maintenance and customer support. These providers process personal data on behalf of and in accordance with the instructions of Leanflow Solutions Oy.

Personal data may be disclosed to public authorities where disclosure is required by law or by a lawful order from a competent authority.

8. Transfers outside the EU and EEA

[Select and edit the option applicable to the service:]

As a rule, personal data is not transferred outside the European Union or the European Economic Area.

Where personal data is transferred outside the EU or EEA, the transfer is protected using safeguards required under applicable data-protection law, such as the European Commission’s standard contractual clauses or an adequacy decision.

9. Retention

User email addresses and access information are retained while the user has an active Leanflow account or for as long as retention is necessary to manage the customer relationship, contractual obligations or legal obligations.

Mobile-device registration information is retained for the duration of the device registration and for no longer than [retention period] thereafter, unless a longer period is required for information security, investigation of misuse or compliance with a legal obligation.

Technical logs are normally retained for [for example, 30–180 days], unless longer retention is necessary to investigate a security incident or misuse.

10. Data security

Personal data is protected using appropriate technical and organisational measures. Access is limited to persons who require the data to perform their duties.

The service uses measures including encrypted network connections, access controls, two-stage email-based authentication, device-specific registration and other methods supporting the security of the service.

The Leanflow service does not store users’ authentication passwords. Mobile device credentials are stored securely, and their plaintext form is not stored on the server.

11. Rights of the data subject

Subject to applicable data-protection law, the data subject has the right to:

• receive information about the processing of personal data;
• access personal data concerning them;
• request correction of inaccurate or incomplete information;
• request erasure where applicable;
• request restriction of processing;
• object to processing based on legitimate interests;
• receive personal data in a portable format where applicable; and
• withdraw consent where processing is based on consent.

These rights may be restricted where retaining or processing the information is necessary to comply with a legal or contractual obligation or to establish, exercise or defend legal claims.

Requests may be sent to [info@leanflow.fi]. The identity of the person making the request may be verified where necessary.

12. Right to lodge a complaint

A data subject who considers that their personal data has been processed in violation of data-protection law has the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority.

In Finland, the supervisory authority is the Office of the Data Protection Ombudsman.

13. Changes to this Privacy Policy

Leanflow Solutions Oy may update this Privacy Policy when the service, legislation or processing of personal data changes. The current version will be published on this website.